Privacybeleid

1. Wie zijn wij

Pakop BV (BTW BE1029.868.497), gevestigd in West-Vlaanderen, België, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die beschreven worden in dit privacybeleid.

Contactgegevens: hallo@pakop.be · +32 492 45 96 72

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Afhankelijk van hoe u met Pakop in contact komt, verwerken wij de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam
• Gespreksdata: tekst-transcripten van via Pakop afgehandelde telefoongesprekken (geen audio-opnames)
• Gebruiksgegevens: belvolume, tijdstippen van oproepen, gespreksonderwerpen
• Facturatiegegevens: naam, adres, IBAN voor SEPA-domiciliëring

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens), tenzij dit uitdrukkelijk door de klant voor de dienstverlening wordt vereist en er een afzonderlijke overeenkomst voor is gesloten.

3. Doeleinden en rechtsgrond

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van de overeenkomst: het leveren van de AI-receptionist dienst, het verwerken van afspraken en bestellingen, het versturen van bevestigingen
• Klantenbeheer en facturatie: communicatie, ondersteuning en facturatie
• Wettelijke verplichtingen: het bijhouden van boekhoudkundige gegevens conform de Belgische wetgeving
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging van onze systemen, fraudepreventie en verbetering van onze dienstverlening op basis van geanonimiseerde analyses

4. Bewaartermijnen

• Gespreks-transcripten: standaard 90 dagen, tenzij de klant een kortere of langere termijn wenst
• Facturatie- en contractgegevens: 7 jaar conform de Belgische boekhoudwetgeving
• Contactformulier-gegevens: 2 jaar na het laatste contact

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden gegevens permanent en veilig verwijderd.

5. Doorgifte aan derden

Wij delen uw gegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. Voor de uitvoering van onze dienstverlening maken wij gebruik van de volgende sub-verwerkers:

• ElevenLabs Inc.: synthetische stemtechnologie (servers in de VS, adequaatheidsbeslissing of standaard contractbepalingen)
• Cloudinfrastructuur: opslag en verwerking op Europese servers (EER)
• SMS-provider: voor het verzenden van bevestigingsberichten aan eindklanten

Met alle sub-verwerkers is een verwerkersovereenkomst gesloten.

6. Uw rechten

Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: u kan opvragen welke gegevens wij over u bewaren
• Recht op rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering: uw gegevens laten wissen, tenzij wettelijke verplichtingen dit verhinderen
• Recht op beperking: de verwerking tijdelijk laten beperken
• Recht op overdraagbaarheid: uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar hallo@pakop.be. Wij reageren binnen 30 dagen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

7. Beveiliging

Pakop neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, wijziging of openbaarmaking. Dit omvat versleutelde verbindingen (TLS), toegangscontrole en regelmatige beveiligingsaudits.

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van functionele cookies voor een correcte werking van de pagina's (sessie-cookies). Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies van derden. Er is geen toestemming vereist voor functionele cookies.

9. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden aangepast wanneer onze dienstverlening of de wetgeving wijzigt. De meest recente versie is steeds beschikbaar op pakop.be/privacybeleid.html. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij actieve klanten per e-mail.

10. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons bereiken via:

Pakop BV
hallo@pakop.be
+32 492 45 96 72
West-Vlaanderen, België
BTW BE1029.868.497